Jakie wyposażenie musi zapewnić hotelowa sala konferencyjna?
Sala konferencyjna to połowa sukcesu wszelkich sympozjów, zjazdów, szkoleń czy eventów. Profesjonalne zrealizowanie takich spotkań zależy od wyposażenia i udogodnień sali. W co powinna być ona wyposażona, aby zapewnić pełen komfort i sprawną obsługę wielu gości?
Standardy wyposażenia sal konferencyjnych
Konferencje odbywające się w hotelowych salach powinny być funkcjonalne, łatwo dostępne dla gości hotelowych i spełniać kilka standardów, charakterystycznych dla nowoczesnych sal konferencyjnych.
- Multimedia. To absolutna podstawa, zapewniająca rozmówcom korzystanie z takich ułatwień jak rzutniki i projektory, mikrofony, duży ekran, laserowe wskaźniki i pomoce multimedialne.
- Bezprzewodowy Internet, ułatwiający komunikację wszystkim gościom.
- Właściwe nagłośnienie sali pozwala rozmówcy nie przeciążać strun głosowych i ułatwia zrozumienie wystąpienia wszystkim gościom.
- Regulowane oświetlenie, żeby prezentowane na tablicach i ekranie treści były doskonale widoczne nawet z dużych odległości.
- Klimatyzacja i utrzymanie właściwej temperatury jest szczególnie istotne, gdy w sali znajduje się kilkaset osób.
- Wygodne i komfortowe meble, zapewniające naturalną pozycję siedzenia nawet przez kilka godzin, niepowodujące bólu pleców, nóg czy ramion, ale ułatwiające swobodę poruszania się.
- Właściwe oznakowanie wyjść, toalet, kierunków poruszania się, kontaktów elektrycznych.
Dodatkowo salę konferencyjną można wyposażyć w mównice, podesty, sceny czy miejsce przeznaczone dla tłumaczy. Warto zapewnić uczestnikom dostęp do gniazdek elektrycznych. Wystrój i aranżacja wnętrza sali powinny być proste, spójne i schludne, aby uczestnicy nie czuli się przytłoczeni nadmiarem dekoracji. Nie warto również umieszczać w sali łatwo tłukących się przedmiotów, które mogą zranić uczestników.