Na co zwrócić uwagę przy organizowaniu konferencji w hotelu?
Organizując konferencję, niezwykle ważna jest nie tylko treść całego spotkania, ale również tak zwana otoczka. Odpowiedni dobór miejsca ma bardzo duży wpływ na odbiór całej konferencji. Coraz częściej konferencje organizowane są w hotelach, dzięki czemu uczestnicy konferencji przyjeżdżający z daleka mogą od razu zameldować się w hotelu. Najważniejszym punktem, na który zwraca się uwagę, jest oczywiście sala konferencyjna.
Jakie są najważniejsze elementy, na których trzeba skupić się podczas wyboru hotelu na konferencję?
Jak już wspomniano, sala konferencyjna jest sprawą pierwszorzędną. Musi być reprezentacyjna, ponieważ to na jej podstawie goście, klienci, pracownicy czy partnerzy biznesowi wyrobią sobie pierwsze wrażenie o organizatorze i całym wydarzeniu. Sala powinna być czysta i nowoczesna, tak aby goście czuli się swobodnie. Poszukując miejsca na konferencję w Kielcach, warto zapoznać się z ofertą hotelu Uroczysko, który oddaje do dyspozycji dziewięć reprezentacyjnych sal konferencyjnych o różnych metrażach.
Drugim bardzo ważnym aspektem jest wielkość oraz jasność sali. Metraż nie powinien być za mały, aby goście nie siedzieli ściśnięci, co byłoby dla nich zdecydowanie niekomfortowe. Zbyt duża sala konferencyjna również nie jest dobrym pomysłem, ponieważ niewielka ilość osób na ogromnej przestrzeni może dawać mylne wrażenie małym zainteresowaniem daną konferencją, a także może utrudniać wysłuchiwanie prelegentów. Odpowiednie oświetlenie sali ma bardzo duży wpływ na komfort uczestników, świetnie, jeżeli sala ma dostęp do światła naturalnego.
Kolejną ważną rzeczą, na którą trzeba zwrócić uwagę podczas wyboru sali konferencyjnej w hotelu, jest wyposażenie. Podstawowym sprzętem, który powinna mieć każda sala spotkań, są projektory. Ważne, aby były dobrej jakości, i dawały wyraźny, ostry obraz. Bardzo przydatnym elementem wyposażenia są również flipcharty, zwłaszcza jeżeli organizowane wydarzenie ma charakter warsztatowy lub szkoleniowy. Aby ułatwić pracę osobie prowadzącej, warto zwrócić uwagę czy na sali dostępny jest mikrofon bezprzewodowy, a także wskaźnik.
Ostatnim, lecz nie mniej ważnym aspektem jest zaplecze gastronomiczne oraz hotelowe. Zapewnienie przez hotel serwisu kawowego, lunchu lub kolacji dla uczestników naprawdę dobrze świadczy o tym miejscu. Swobodny dostęp do ciepłych napojów i przekąsek jest bardzo miło przyjmowany przez uczestników konferencji.
